КИСЛОВОДСК

официальный сайт администрации города-курорта

Tue03282017

Last update07:04:53

Подразделения Архивный отдел

Опросы

Отчет за 2014 год

  • PDF

Отчет о выполнении показателей основных направлений и результатов деятельности архивного отдела администрации города – курорта Кисловодска за 2014 год

В 2014 году работа архивного отдела администрации города-курорта Кисловодска проводилась согласно плана, утвержденного управляющим администрации города-курорта Кисловодска и согласованного с комитетом Ставропольского края по делам архивов.

Приоритетными направлениями деятельности являлись:

- повышение качества и степени доступности населению и организациям услуг в области архивного дела, в том числе предоставления услуг в электронной форме;

- сохранение документального потенциала города-курорта Кисловодска;

- улучшение качества комплектования архивного отдела администрации города-курорта Кисловодска;

- перевод наиболее востребованных архивных документов на электронные носители – обеспечивая оцифровку документов государственных органов;

- информационное пополнение имеющихся информационно-поисковых систем о составе и содержании архивных документов, а также сведения учетной базы данных «Архивный фонд».

В целях устранения выявленных нарушений, указанных в акте проверки соблюдения на территории Ставропольского края законодательства об архивном деле № 3 от 18 октября 2013 года и в целях повышения удовлетворенности населения в получении необходимых сведений архивным отделом администрации города-курорта за 2014 год проводились мероприятия по регламентации деятельности по предоставлению государственных и муниципальных услуг в области архивного дела:

- административные регламенты по предоставлению государственных услуг приведены в соответствии с типовыми регламентами, утвержденными приказами комитета Ставропольского края по делам архивов от 26.09.2013 № 89-90, утверждены постановлениями администрации города-курорта Кисловодска от 15.01.2014 № 26 и № 27;

- административные регламенты по предоставлению муниципальных услуг приведены в соответствии с типовыми регламентами, утвержденными приказами комитета Ставропольского края по делам архивов от 26.09.2013 № 89-90, утверждены постановлениями администрации города-курорта Кисловодска от 11.06.2014 № 520 и № 521;

Утвержденные постановлениями администрации города-курорта Кисловодска в 2014 году административные регламенты по предоставлению государственных и муниципальных услуг размещены на официальном сайте администрации.

В течение 2014 года архивный отдел оказывал методическую и практическую помощь организациям в подготовке к согласованию номенклатур дел,

консультировал по вопросам экспертизы ценности и работы экспертных комиссий, организации ведения делопроизводства, по другим вопросам архивной практики. В архивный отдел представлены и после проверки согласованы номенклатуры дел 2014 года 23 муниципальных и краевых организаций.

1.​ Обеспечение сохранности и государственного учета документов

Архивного фонда Российской Федерации

Учет находящихся на хранении документов ведется в архивном отделе в соответствии с «Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации».

В целях улучшения физического состояния документов на бумажной основе проведены работы по замене обложек и подшиву дел в количестве 75 ед. хр. фонда № 119 Товарищество с ограниченной ответственностью «ЛТД «Бермамыт».

Закартонировано 634 ед. хр. по принятым на хранение документам:

-постоянного хранения, закартонировано 327 ед.хр.;

-по личному составу, закартонировано 307 ед.хр.

Проведены проверки наличия и состояния дел документов постоянного хранения и по личному составу 256 фондов в количестве 3111 ед.хр. с составлением листов и актов проверки:

- документов постоянного хранения 3 фондов в количестве 190 ед.хр. в том числе:

- № 96 «Редакция городской еженедельной независимой газеты «Кисловодские вести» - 19 ед.хр.;

- № 98 «Кисловодский городской центр занятости населения» - 137 ед.хр.;

- № 101 «Отдел по назначению и выплате пенсий и пособий администрации города Кисловодска» - 34 ед.хр. Недостача дел в проверенных фондах не обнаружена;

- документов по личному составу 253 фондов в количестве 2921 ед.хр. (Приложение № 1). В фонде № 62 – Кисловодское арендное предприятие «Курортпромторг» управления торговли администрации Ставропольского края выявлена недостача 1 дела. Составлена карточка на 1 необнаруженное дело.

В хранилище архивного отдела регулярно осуществляется контроль

за температурно-влажностным режимом с заполнением журнала учета, для поддержания нормативной температуры проводятся проветривания хранилища, работают сплит-системы, в санитарные дни ежемесячно проводится обеспыливание стеллажей и коробок.

2. Формирование Архивного фонда Российской Федерации

В 2014 году на хранение поступили документы от 9 организаций - источников комплектования и от 9 ликвидированных организаций:

1.​ управленческой документации 338 ед.хр. по фондам:

- № 4 Муниципальное учреждение «Управление жилищно-коммунального хозяйства администрации города-курорта Кисловодска» за 2005, 2006, 2008-2010 годы в количестве 53 ед.хр.;

- № 18 Государственное образовательное учреждение «Кисловодское медицинское училище № 1» управления здравоохранения Правительства Ставропольского края за 2003/2004 учебные годы в количестве 10 ед.хр.;

- № 94 Муниципальное учреждение «Редакция газеты «Кисловодская газета» за 1997-2008 годы в количестве 44 ед.хр.;

- № 98 Государственное учреждение - Кисловодский городской центр занятости населения за 2003 год в количестве 17 ед.хр.;

- № 99 Совет города Кисловодска Ставропольского края за 2001, 2004, 2006 годы в количестве 25 ед.хр.;

- № 112 Комитет экономического развития и торговли администрации города-курорта Кисловодска за 2006, 2007- 2008 годы в количестве 58 ед.хр.;

- № 113 Управление по вопросам местного самоуправления поселков администрации города-курорта Кисловодска за 2008 год в количестве 13 ед.хр.;

- № 125 Закрытое акционерное общество «Кисловодский фарфор-Феникс» за 1993-2000 годы в количестве 118 ед.хр.

2. документов по личному составу 385 ед.хр. по фондам:

- № 61 Кисловодский городской комитет профессионального союза работников просвещения, высшей школы и научных учреждений за 1970-1971, 1973, 1976-1980,1984-1990 годы в количестве 14 ед.хр.;

- № 69 Кисловодский трест общественного питания управления торговли администрации Ставропольского края за 1976-1987 годы в количестве 1 ед.хр.;

- № 109 Общество с ограниченной ответственностью «Вилла Арнест» за 2006-2007 годы в количестве 4 ед.хр.;

- № 118 Администрация города Кисловодска Ставропольского края» за 1992-2000 годы в количестве 23 ед.хр.;

- № 119 Товарищество с ограниченной ответственностью «ЛТД «Бермамыт» за 1969-1996 годы в количестве 136 ед.хр.;

- № 120 Закрытое акционерное общество «Айгуф» за 1977-2011 годы в количестве 101 ед.хр.;

- № 121 Общество с ограниченной ответственностью «Маркиза» за 1992-2012 годы в количестве 13 ед.хр.;

- № 122 Муниципальное унитарное предприятие «Домоуправление № 4» за 1991-2011 годы в количестве 64 ед.хр.;

- № 123 Общество с ограниченной ответственностью «Виктория» за 1992-2009 годы в количестве 8 ед.хр.;

- № 124 Общество с ограниченной ответственностью «Чилим» за 1991-1994, 1997-2012 годы в количестве 21 ед.хр.

Всего в архивный отдел за отчетный период поступило 723 ед.хр.

На хранение в архивный отдел поступили 40 документов личного происхождения от участницы Великой Отечественной войны 1941-1945 гг. Ермаковой А.В., документы в количестве 4 условных ед.хр. не описаны.

План по приему документов постоянного хранения на хранение в архивный отдел не выполнен, т.к. не все включенные в график комплектования организации завершили упорядочение документов и представление описей на заседания ЭПК комитета СК по делам архивов. В трех организациях упорядочение документов находится в стадии завершения.

На заседании ЭПК комитета Ставропольского края по делам архивов утверждены описи дел:

- 985 дел постоянного хранения управленческой документации;

+ 18 дел постоянного хранения, не подлежащих передаче на хранение в архив (похозяйственные книги);

+ 2 дела постоянного хранения, не подлежащих передаче на хранение в архив (муниципальные долговые книги);

+ 6 дел долговременного срока хранения;

на 305 дел по личному составу;

на 836 личных дел безработных.

В 2014 году проведена работа по уточнению списка организаций-источников комплектования архивного отдела. Из списка организаций – источников комплектования выведено 13 организаций (протоколы ЭПК от 18.04.2014 № 4, от 17.09.2014 № 9). На заседании ЭПК рассмотрено и утверждено экспертное заключение на введение в список организаций - источников комплектования: Контрольно-счетная палата городского округа города-курорта Кисловодска (протокол ЭПК от 22.10.2014 № 10). Новый список организаций - источников комплектования архивного отдела администрации города-курорта Кисловодска утвержден протоколом ЭПК от 22.10.2014 № 10.

Проведено 2 семинара, на которых присутствовали 20 сотрудников организаций – источников комплектования ответственных за делопроизводство и архив.

2.​ Создание информационно-поисковых систем,

учетных баз данных и автоматизированного НСА

В течение 2014 года было оцифровано 138 ед.хр., 24604 листа наиболее востребованных документов из фонда администрации города Кисловодска и

Кисловодского горисполкома, а также 33 описи дел управленческой документации.

В процессе сканирования все дела были расшиты, оцифрованы с оборотами, крупноформатными чертежами, заново сшиты, вклеены в твердые переплеты, на дела оформлены заверительные надписи на бланках в соответствии с Правилами. Все сканированные документы распознаны и переведены в PDF форматы для использования в работе по исполнению запросов. Исходные сканированные дела хранятся в электронном файлохранилище.

Выполнялась работа по заполнению базы данных «Архивный фонд», за год внесено 1487 записей, 8 фондов, 9 описей, 1470 ед.хр.

В базу данных внесены все данные о принятых за 2014 год на хранение делах. Электронный паспорт архивного отдела по состоянию на 01.01.2015 сходится с данными учета. Работа ведется в 5-ой версии ПК «Архивный фонд».

В базу данных «Каталог сведений о местонахождении документов по личному составу» за 2014 год внесено 89 записей переименований и видов документов по принятым на хранение документам по личному составу.

4. Предоставление информационных услуг и

использование документов

В «Кисловодской газете» опубликована 1 статья «Хранители памяти» от 05.03.2014.

Ко дню архивов на канале СИФ-ТНТ показана передача, посвященная работе архивного отдела, которая размещена на официальном сайте администрации города-курорта Кисловодска, за 2014 год ее просмотрели 185 раз.

В архивном отделе за 2014 год были подготовлены и экспонировались 2 выставки, которые посмотрели 85 человек. К Дню архивов была подготовлена выставка документов и фотографий о работе архивного отдела и истории городского архива. К Дню Великой Победы подготовлена выставка документов и фотографий из поступивших на хранение документов из личного архива участницы Великой Отечественной войны 1941-1945 гг. Ермаковой А.В.

В 2014 году в отделе работали в качестве исследователей 3 человека, которые посетили архивный отдел 8 раз.

Значительный объем времени занимает работа по исполнению обращений граждан и организаций. По состоянию на 16 декабря в архивный отдел поступило: 990 тематических запросов и 2541 социально-правовых запросов.

За 2014 год исполнено 3516 запросов, в том числе 985 тематических запросов, в основном они связаны с подтверждением права на землю под объектами и 2531 социально-правовых запроса о подтверждении стажа и

размера заработной платы. На исполнении осталось 15 запросов, в том числе 10 социально-правовых и 5 тематических.

Из 2531 исполненного социально-правового запроса, 1750 запросов исполнены с положительным результатом.

Из 985 тематических запросов 984 исполнены по документам архива, из них 859 запросов исполнены с положительным результатом.

За 2014 год из подразделений Пенсионного фонда России по г. Кисловодску и Ставропольскому краю поступило 1441 запрос, в том числе 1232 запроса по защищенному каналу связи с использованием программного обеспечения VipNet.Client.Деловая почта. Все запросы социально-правового характера исполнены в соответствии с требованиями административных регламентов.

По электронной почте на адрес архивного отдела за 2014 год поступило 32 запроса.

Активизировалось взаимодействие в рамках оказания государственных и муниципальных услуг с Кисловодским многофункциональным центром,

которое осуществляется в рамках соглашения о взаимодействии, заключенного между МФЦ и администрацией города-курорта Кисловодска в 2013 году.

За 2014 год из МФЦ в архивный отдел поступило 150 запросов, которые исполнены в установленные законодательством сроки.

Количество пользователей архивной информации за 2014 год составило 3604 человека, из них 85 человек приняли участие в информационных мероприятиях.

Пользователям выдано 7015 ед.хр., в том числе:

- 23 ед.хр. в читальный зал;

- 3 ед.хр. НТД из фонда управления архитектуры и градостроительства были выданы во временное пользование для экспонирования на выставке «Зодчие Семеновы», которая была открыта в январе в ГБУК «Краеведческий музей «Крепость». Все дела своевременно возвращены в хранилище;

- сотрудникам архивного отдела для проведения работ по исполнению запросов было выдано из хранилища 6989 дел.

Страницу архивного отдела на официальном сайте администрации города-курорта Кисловодска за 2014 год просмотрели 2428 раз.

5. Укрепление материально-технической базы

В 2014 году приобретено программное обеспечение-продление антивируса на все компьютеры на сумму 3600,00 руб.

Расходы на информационно-технологическое сопровождение и техническое обслуживание компьютерной техники архивного отдела осуществляются за счет краевых субвенций и составили 103200,00 руб. Также за

счет субвенций произведена оплата за приобретение и установку трех заводских противопожарных металлических дверей в архивохранилище на общую сумму 95022,00 руб., в том числе две внутренние двери и одна – наружная на запасном выходе. Приобретены 2 системных блока на общую сумму 29258,00 руб.

 

Погода

Статистика

Яндекс цитирования

Почта

Логин:
Пароль:

(что это)

МФЦ

МФЦ Кисловодска