КИСЛОВОДСК

официальный сайт администрации города-курорта

Tue05232017

Last update06:39:06

Подразделения Архивный отдел

Опросы

Отчет за 2015 год

  • PDF

Отчет о выполнении показателей основных направлений и результатов деятельности архивного отдела администрации города – курорта Кисловодска за 2015 год

В 2015 году работа архивного отдела администрации города-курорта Кисловодска проводилась согласно плана, утвержденного управляющим администрации города-курорта Кисловодска и согласованного с комитетом Ставропольского края по делам архивов.
Приоритетными направлениями деятельности являлись:
- повышение качества и степени доступности населению и организациям услуг в области архивного дела, в том числе предоставления услуг в электронной форме;
- сохранение документального потенциала города-курорта Кисловодска;
- улучшение качества комплектования архивного отдела администрации города-курорта Кисловодска;
- перевод наиболее востребованных архивных документов на электронные носители – обеспечивая оцифровку документов государственных органов;
- информационное пополнение имеющихся информационно-поисковых систем о составе и содержании архивных документов, а также сведения учетной базы данных «Архивный фонд».
В 2015 году работа архивного отдела администрации была направлена на выполнение:
- Закона Российской Федерации от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
-Федеральный закон от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
- Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
- Федеральный закон от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;
- Закона Ставропольского края от 31 декабря 2005 года № 35-кз «Об архивном деле в Ставропольском крае»;
-Закон Ставропольского края от 12 ноября 2008 г. № 80-кз «О дополнительных гарантиях права граждан Российской Федерации на обращение в Ставропольском крае»;
- приказов, распоряжений и постановлений комитета Ставропольского края по делам архивов, постановлений и распоряжений Главы администрации города-курорта Кисловодска.
В связи с поступлением архивных документов ликвидированных организаций проводилась работа по размещению прибывших документов, перемещению ранее принятых документов. Поступающие документы, пройдя этап акклиматизации, размещались в архивохранилище на стеллажах.

В целях устранения выявленных нарушений, указанных в акте проверки соблюдения на территории Ставропольского края законодательства об архивном деле № 3 от 18 октября 2013 года и в целях повышения удовлетворенности населения в получении необходимых сведений архивным отделом администрации города-курорта за 2015 год проводились мероприятия по регламентации деятельности по предоставлению государственных и муниципальных услуг в области архивного дела:
- административные регламенты по предоставлению государствен-ных услуг приведены в соответствии с типовыми регламентами, утвержденными приказами комитета Ставропольского края по делам архивов от 31.07.2015 № 63-64, размещены на официальном сайте администрации города-курорта Кисловодска для проведения независимой антикоррупционной оценки, после чего будут переданы на утверждение Главе администрации города-курорта.
- административные регламенты по предоставлению муниципальных услуг приведены в соответствии с типовыми регламентами, утвержденными приказами комитета Ставропольского края по делам архивов от 31.07.2015 № 63-64, размещены на официальном сайте администрации города-курорта Кисловодска для проведения независимой антикоррупционной оценки, после чего будут переданы на утверждение Главе администрации города-курорта.
В течение 2015 года архивный отдел оказывал методическую и практическую помощь организациям в подготовке к согласованию номенклатур дел, консультировал по вопросам экспертизы ценности и работы экспертных комиссий, организации ведения делопроизводства, по другим вопросам архивной практики. В архивный отдел представлены и после проверки согласованы номенклатуры дел 2015 года 20 муниципальных и краевых организаций.

1. Обеспечение сохранности и государственного учета документов
Архивного фонда Российской Федерации

Учет находящихся на хранении документов ведется в архивном отде-ле в соответствии с «Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации».
В целях улучшения физического состояния документов на бумажной основе проведены работы по замене обложек и подшиву дел в количестве 30 ед. хр. фонда № 69 «Кисловодский трест общественного питания управления торговли администрации Ставропольского края».
Закартонировано 1088 ед. хр. в соответствии с планом и по принятым на хранение документам:
-постоянного хранения, закартонировано 344 ед.хр.;
-по личному составу, закартонировано 744 ед.хр.
Проведены проверки наличия и состояния дел документов постоянного хранения и по личному составу 18 фондов в количестве 2532 ед.хр. с составлением листов и актов проверки:

- документов постоянного хранения 3 фонда в количестве 190 ед.хр. в том числе:
- № 69 «Редакция городской еженедельной независимой газеты «Кисловодские вести» - 19 ед.хр.;
- № 98 «Кисловодский городской центр занятости населения» - 137 ед.хр.;
- № 101 «Отдел по назначению и выплате пенсий и пособий администра-ции города Кисловодска» - 34 ед.хр.;
- документов по личному составу 15 фондов в количестве 2342 ед.хр.
Недостача дел в проверенных фондах не обнаружена.
В первом квартале с целью розыска недостающего дела №457 по личному составу за 1989 год фонда 62 «Кисловодского курортпромторга» проведена проверка наличия и состояния дел 12 фондов в количестве 1388 ед.хр.
В результате проверки дел фонда Л-4 «Кисловодский кобинат разнобы-товых услуг городского производственного объединения бытового обслу-живания населения» обнаружено дело № 457 Лицевые счета по начислению заработной платы служащим магазина №55 за 1989 год. Составлены листы проверки, акты проверки наличия и состояния архивных документов, акт об обнаружении архивных документов.
Во втором квартале подготовлен и направлен на комиссию по рассмотрению итогов проверки наличия и розыску необнаруженных дел акт о технической ошибке в учетных документах Ф. 34/Р-4126 «Производственное объединение «Севкавминрозлив», на которой утвержден акт и принято решение о внесении изменений в краевой фондовый каталог
В хранилище архивного отдела регулярно осуществляется контроль
за температурно-влажностным режимом с заполнением журнала учета, для поддержания нормативной температуры проводятся проветривания хранилища, работают сплит-системы, в санитарные дни ежемесячно проводится обеспыливание стеллажей и коробок.

2. Формирование Архивного фонда Российской Федерации

В 2015 году на хранение поступили документы от 9 организаций - источников комплектования, документы личного происхождения и документы по личному составу от 3 ликвидированных организаций:

1. управленческой документации 299 ед.хр. по фондам:
- № 6 Финансовое управление администрации города-курорта Кисловодска» за 2008, 2009 годы в количестве 55 ед.хр.;
- № 15 Управление образования администрации города-курорта Кисловодска за 1997-2000,2001-2003 годы в количестве 54 ед.хр.;
- № 18 Государственное образовательное учреждение среднего профессионального образования «Кисловодское медицинское училище №1 «Министерства здравоохранения Ставропольского края за 2004/2005 учебные годы в количестве 10 ед.хр.;
- № 64 Государственное бюджетное учреждение культуры Ставропольского края «Мемориальный музей-усадьба художника Н.А. Ярошенко за 1996 год в количестве 1 ед.хр.;
- № 98 Государственное учреждение - Кисловодский городской центр занятости населения за 2004 год в количестве 19 ед.хр.;

- № 103 Управление здравоохранения администрации города-курорта Кисловодска за 2004, 2005-2008 годы в количестве 85 ед.хр.;
- № 112 Комитет экономического развития и торговли администрации города-курорта Кисловодска за 2009 годы в количестве 21 ед.хр.;
- № 113 Администрация Аликоновского сельского округа города-курорта Кисловодска за 2009год в количестве 13 ед.хр.;
- № 129 Контрольно-счетная палата городского округа города-курорта Кисловодска за 2006-2008 в количестве 41 ед.хр.
2. документы личного происхождения 45 ед.хр по фонду:
- № 128 Коллекция документов о жизни и деятельности замечательных людей города-курорта Кисловодска за 1934, 1941-2014 в количестве 45 ед.хр.
3. документов по личному составу 85 ед.хр. по фондам:
- № 126 Общество с ограниченной ответственностью «Олимп» за 1991-2014 годы в количестве 27 ед.хр.;
- № 127 Общество с ограниченной ответственностью «Дубль» за 1991-2015 годы в количестве 46 ед.хр.;
- № 130 Общество с ограниченной ответственностью «Вито» за 1992-2014 годы в количестве 12 ед.хр.;
Всего в архивный отдел за отчетный период поступило 429 ед.хр.
План по приему документов постоянного хранения на хранение в архивный отдел не выполнен, т.к. не все включенные в график комплектования организации завершили упорядочение документов и представление описей на заседания ЭПК комитета СК по делам архивов. В трех организациях упорядочение документов находится в стадии завершения.
На заседании ЭПК комитета Ставропольского края по делам архивов утверждены описи дел:
- 473 дела постоянного хранения управленческой документации;
+ 13 дел постоянного хранения, не подлежащих передаче на хранение в архив (похозяйственные книги);
+ 13 дел постоянного хранения, не подлежащих передаче на хранение в архив (операционные журналы);
+ 2 дела постоянного хранения, не подлежащих передаче на хранение в архив (муниципальные долговые книги);
+ 45 дел – документы личного происхождения;
на 428 дел по личному составу;

Список организаций - источников комплектования архивного отдела администрации города-курорта Кисловодска утвержден протоколом ЭПК от 22.10.2014 № 10.

3. Создание информационно-поисковых систем,
учетных баз данных и автоматизированного НСА

В течение 2015 года было оцифровано 192 ед.хр., 31465 листов наиболее востребованных документов из фонда администрации города Кисловодска, Кисловодского горисполкома, исполкома Аликоновского сельского Совета народных депутатов, а также 9 описей дел управленческой документации.
В процессе сканирования все дела были расшиты, оцифрованы с оборотами, крупноформатными чертежами, заново сшиты, вклеены в твердые переплеты, на дела оформлены заверительные надписи на бланках в соответствии с Правилами. Все сканированные документы распознаны и переведены в PDF форматы для использования в работе по исполнению запросов. Исходные сканированные дела хранятся в электронном файлохранилище.
Выполнялась работа по заполнению базы данных «Архивный фонд», за год внесено 2730 записей, 5 фондов, 5 описей, 2720 ед.хр.
В базу данных внесены все данные о принятых за 2015 год на хранение делах. Электронный паспорт архивного отдела по состоянию на 01.01.2016 сходится с данными учета. Работа ведется в 5-ой версии ПК «Архивный фонд».
В базу данных «Каталог сведений о местонахождении документов по личному составу» за 2015 год внесено 37 записей переименований и видов документов по принятым на хранение документам по личному составу.
В тематическую базу данных «Предприниматели» и базу данных «Постановления о выделении земельных участков» в течении 2015 года записи не вносились. Базы данных используется при исполнении тематических запросов для быстрого поиска необходимой информации, что позволяет сократить сроки исполнения запросов.

4. Предоставление информационных услуг и
использование документов

В «Кисловодской газете» опубликовано 3 статьи от 28.01.2015 «Архи-висты работают достойно», от 06.05.2015 статья «Цена Победы», от 23.09.2015 статья ко дню города «От прошлого к настоящему» также информации о проведении выездного приема граждан председателем Комитета Ставропольского края по делам архивов в январе 2015 года, о розыске родственников павших защитников Отечества, захороненных на территории Республики Крым в годы ВОВ публиковалась в июне и августе. В газете «На водах» опубликована статья от 24.02.2015 «Выставка «Цена Победы».
В архивном отделе за 2015 год были подготовлены и экспонировались 2 выставки, которые посмотрели 2139 человек. Совместно с комитетом Ставропольского края по делам архивов, в рамках мероприятий правительства Ставропольского края посвященных 70-летию Победы в Великой Отечественной войне, подготовлена выставка «Цена Победы», экспонировались документы из фондов государственных архивов Ставропольского края и федеральных архивов РФ. Информация об открытии выставки размещена на странице архивного отдела официального сайта администрации города-

курорта Кисловодска в газете «На водах» и «Кисловодская газета». В школах проведены 18 урококов мужества, организованы 8 передвижных выставок. Выставку посмотрели 1908 человек.
К дню рождения города-курорта Кисловодска архивным отделом подготовлена выставка «От прошлого к настоящему», в экспозиции представлены архивные документы и исторические фотографии города находящиеся на хранении в архивном отделе администрации города-курорта Кисловодска. Информация об открытии выставки размещена на странице архивного отдела официального сайта администрации города-курорта Кисловодска и в газете «Кисловодская газета». За период с 21.09.2015 по 30.11.2015 выставку посмотрели 231 человек.
В 2015 году в архивном отделе исследователи не работали.

Значительный объем времени занимает работа по исполнению обращений граждан и организаций. По состоянию на 1декабря в архивный отдел поступило: 866 тематических запросов и 2416 социально-правовых запросов.
За 2015 год исполнено 3282 запроса, в том числе 866 тематических запросов, в основном они связаны с подтверждением права на землю под объектами и 2416 социально-правовых запроса о подтверждении стажа и
размера заработной платы. Все поступившие запросы исполнены.
Из 2416 исполненного социально-правового запроса, 1625 запросов исполнены с положительным результатом.
Из 866 тематических запросов 849 исполнены по документам архива, из них 707 запросов исполнены с положительным результатом.
За 2015 год из подразделений Пенсионного фонда России по г. Кисло-водску и Ставропольскому краю поступило 1438 запросов, в том числе 1326 запросов по защищенному каналу связи с использованием программного обеспечения VipNet.Client.Деловая почта. Все запросы социально-правового характера исполнены в соответствии с требованиями административных регламентов.
Осуществляется предоставление государственных и муниципальных услуг в электронной форме и через многофункциональный центр, за 2015 год исполнено 124 запроса, поступивших из МФЦ , в том числе через курьерскую службу – 116 запросов, по средствам связи ЕИАС – 8 запросов, 1 запрос о подтверждении права на землю через портал предоставления государственных услуг поступил от гражданина. На электронную почту архивного отдела поступило 43 запроса, все исполнены в установленные законодательством сроки.
Количество пользователей архивной информации за 2015 год со-ставило 5421 человек, из них 2139 человек приняли участие в информационных мероприятиях.
Сотрудникам архивного отдела для проведения работ по исполнению запросов было выдано из хранилища 6767 ед.хр.
На странице архивного отдела проводится онлайн опрос пользователей сети «Интернет» с целью оценки качества предоставления услуг архивным отделом, в опросе приняли участие 4 человека, которые полностью удовлетворены качеством предоставления услуг. Страницу архивного отдела на официальном сайте администрации города-курорта Кисловодска за 2015 год просмотрели 3097 раз.

5. Укрепление материально-технической базы

В отчетном периоде проведена работа по укреплению материально-технической базы архивного отдела. За счет средств муниципального бюджета оплачены услуги за обслуживание ОПС на общую сумму 126 734,40 рублей, проведено обследование технического состояния здания на сумму 23 553,34 рубля, осуществлен ремонт кондиционера в хранилище на сумму 6 500,00 рублей, начат косметический ремонт в рабо-чих кабинетах архивного отдела.
Расходы на информационно-технологическое сопровождение и техническое обслуживание компьютерной техники архивного отдела осуществляются за счет краевых субвенций и составили 103 200,00 руб. Также за
счет субвенций произведена оплата за приобретение выставочных витрин на общую сумму 75 541,00 руб. Приобретены и заменены аккумуляторы напульте охранно-пожарной сигнализации на сумму 1 407,00 рублей. Приобретены 64 архивных короба на сумму 36 800,00 рублей. Произведена модернизация 1 компьютера путем приобретения 1 монитора на сумму 7 142,00 рубля, также приобретено компьютерное кресло на сумму 4 130,00 рублей.
В четвертом квартале 2015 года от ликвидируемой организации были переданы в постоянное пользование 2 стеллажа, что послужило увеличению архивных полок на 40 пог.м.
Архивный отдел полностью обеспечен современными компьютерами, на один компьютер приходится 1 работник. Остаточная стоимость основных средств на 1 ед.хр. составляет 0,00 рублей.

Погода

Статистика

Яндекс цитирования

Почта

Логин:
Пароль:

(что это)

МФЦ

МФЦ Кисловодска